我在不少企业工作过，经常看到这样的情况：

• 老板整天盯着采购花了多少钱，生怕成本超了；
• 采购员则忙着催供应商、跟订单，只求把东西按时拿到手；
• 看似大家都很努力，但结果往往不理想

——成本控制不住、交货老是延迟、质量还时不时出问题。

很多人觉得这是老板只看利润、采购只管执行的天然矛盾。其实不是，真正的问题出在“指标不清”。

只有把采购成本、质量、交付、库存、紧急采购、供应风险这些指标都明确量化，老板和采购才能顺畅沟通，做事有依据，而不是凭感觉。

我自己也曾被这些问题困扰，直到用了鲸采云SRM系统才明白：采购的工作和老板的利润目标完全可以一致——关键就在于盯住这6个核心指标。

文章中使用到的采购管理系统，可直接注册体验：鲸采云SRM – 立即注册

1. 采购成本节约率

计算方法：节约率 =（原本预计花的钱 - 实际花的钱）÷ 原本预计花的钱 × 100%

采购成本节约率是老板非常看重的指标，它能直接看出采购部门降低成本的成效。

我刚做采购那会儿，公司给我定了任务：今年原材料预算是两千万。

我通过集中采购、筛选优化供应商、和供应商谈判等方式，最后实际只花了一千九百万。算一下，节约率就是5%，这节约下来的钱直接就变成了公司的利润。

不过，这个指标虽然看起来简单，但有个问题很容易被忽视：如果一味压价，买到质量差的材料，后面可能要返工、停工，甚至客户退货，省下的钱全赔进去都不够。

根据我个人的经验，成本节约率一定要和质量指标一起看，不能只看数字好不好看。

2. 供应商准时交货率（OTD）

计算方法：OTD=按时交到的订单数÷总订单数×100%

采购能不能做好，关键看供应商能不能按时交货。OTD这个指标就是看供应商有没有按时把货送到。

举个例子，我有一次一个月下了200个订单，结果只有190个按时送到了，那OTD就是95%。

听起来好像还行？但问题来了——那10个没按时到的，刚好是生产线要用的关键零件。结果工厂停工一天，损失几十万，之前省下的成本全搭进去了

我在实际工作中，习惯按照物料的重要性来分析OTD。

• 关键材料，比如核心零部件，必须几乎100%准时，不能出错；
• 普通的小配件、辅料，偶尔晚点还能接受。

用系统来管这个数据，比人工统计清楚多了，还能提前发现哪个供应商要掉链子，早点应对。

3. 采购订单履约率

计算公式：履约率=没有出错的订单数 ÷ 总订单数 × 100%

很多人容易把“履约率”和“准时交付率（OTD）”搞混，其实它们看的重点不一样：

• OTD 看的是“有没有按时送到”；
• 履约率 看的是“送得对不对”。

订单从下单到收货，每个步骤是不是都准确无误，这就是履约率要关注的。

我记得最清楚的一次是，我下单买了3.0mm厚的钢板，结果供应商送来了3.2mm的，害得生产线停了两天。

要是有个系统能把订单、审批、收货和发票这些信息都记下来，那履约率出问题就能马上被发现和解决。

现在我们用了鲸采云SRM系统，这类问题就好管多了：

• 履约率自动生成报表，不用手动算；
• 哪个订单出问题，系统马上标出来；
• 采购负责人能第一时间处理，避免小错酿成大祸。

4. 供应商质量合格率

计算公式：合格率=合格的产品数量 ÷ 总送货数量 × 100%

质量问题带来的麻烦，有时候比晚交货还严重。我之前遇到过一次：一批关键零件送了2000个，其中有30个不合格，看起来只有1.5%，但这些是用在核心产线上的，只要一个出问题就会导致整条线停摆。有些关键部件，要求合格率得达到99.9%以上，才能保证生产不中断。

以前我们靠人工统计质检数据（比如IQC抽检结果），又慢又容易算错。

现在用了鲸采云SRM系统，质检数据能自动同步进来，还能根据不同物料的重要程度设置合格率警戒线。比如：

• 关键材料，低于99.5%就报警；
• 普通辅料，95%以上就可以接受。

一旦数据异常，系统马上提醒我。这样我就能提前找供应商谈整改，而不是等到生产出了大问题才去救火。

5. 库存周转率

计算公式：库存周转率=销售用掉的物料成本 ÷ 平均库存

这个指标，采购和财务都特别关心。它说白了就是：你的库存“转”得有多快。

举个例子：如果你一年卖了1000万的货，平均手里压着200万的库存，那周转率就是5次。意思是，一年里这批库存被用掉又补货了5轮。次数越高，说明钱没有死死压在仓库里。

我之前吃过亏：有一批电子元器件买多了，结果还没用完就过时了，最后只能报废，白白损失一大笔钱。而且库存一多，占着资金，公司现金流就紧张，发工资都可能受影响。

现在靠系统管理，能实时看到库存数据，自动算出周转率。再结合物料会不会过期、市场需不需要这些料，来决定什么时候买、买多少。

这样做的好处是：

• 生产不会缺料，照常运转；
• 又不会囤太多，省下占用的资金。

老板高兴是因为现金更灵活了，而我作为采购，也能确保关键物料不断货，做到“不断料”和“不压钱”两不误。

6. 紧急采购比例

计算公式：紧急采购比例 = 紧急采购的单数 ÷ 总采购单数 × 100%

这个指标能看出一个公司做事有没有计划、能不能提前准备。

我刚开始做采购时，经常一半以上的单子都是“救火式采购”，什么叫救火？就是——

• 昨天还没想着买，今天就要送到；
• 时间紧，只能找贵的供应商，价格高；
• 没时间验货，质量没保证；
• 加急运输，运费翻倍；
• 自己也得跟着加班，累得够呛。

现在我们用了鲸采云SRM系统，每一张采购单都会标记是不是“紧急”。系统会自动算出每周有多少是紧急采购，生成报表。

我每周都会看看这个比例，要是太高了，就得去查查原因。是需求部门没提前计划好，还是供应链反应太慢？

设置这个指标，不是为了惩罚采购人员，而是想让大家都能提前规划好，让采购和生产都能按部就班地进行。

怎样利用鲸采云SRM系统管理好这六大指标

我总结了几条经验，如果你正在用或者打算上SRM系统，可以参考一下：

1. 数据标准要统一

把所有物料、供应商、采购订单、价格这些数据都统一录入到鲸采云SRM系统里。

以前咱们每人都有自己的Excel表，指标口径都不一样，做出来的报表根本没法对比。统一口径之后，系统就能自动生成数据，像节约率、按时交货率（OTD）、履约率、合格率、库存周转率，还有紧急采购的比例这些指标，一下子就都能算出来了。

2. 设定目标和预警很重要

鲸采云SRM系统可以给每个关键指标设一个“健康线”，比如：

• 准时交货率（OTD）低于95%就算不达标，
• 紧急采购比例超过10%就算异常。

一旦数据跌破这些线，系统就会自动提醒我。这样我就能早点发现问题，找供应商沟通或调整计划，而不是等事情闹大了才去救火。

3. 定期回顾和分析数据

系统每个月、每个季度都能自动生成对比报表，告诉我：

• 哪些指标变好了，哪些变差了？
• 哪家供应商最近老是延迟？
• 是生产计划临时改导致紧急下单，还是供应商自己不行。

通过定期复盘，我能快速搞清楚问题出在谁身上，然后对症下药。

4. 指标要看得懂，老板和采购都要明白

系统不光是算数，还得把结果“画”出来，让大家一眼看明白。

• 通过构建可视化报表，每个指标的变化趋势和差异原因都一目了然。
• 系统还能分析供应商的表现、库存风险和紧急采购的原因，帮助采购经理调整策略。
• 同时，老板也能直接看到利润提升的情况，实现降低成本和实际效果的双赢。

结语

我想说，搞这些采购指标，不是为了把报表做得好看，而是为了让老板和采购能“说同一种话”。

指标明确了，责任分清了，大家工作起来就更有目标了。

从现在起，如果你还在用Excel手动整理这些数据，不妨试试用鲸采云SRM系统来管理这六大核心指标。

这样既能节省成本、提高效率，又能确保措施有效执行，让老板安心，也能让你这个采购经理轻松很多。