一、客户简介

江苏美芝隆机械有限公司，是一家深耕机械制造领域的专业企业，专注于各类工程机械、通用机械零部件的研发、生产与销售，产品广泛应用于建筑、冶金、轻工等多个行业。企业秉持精工制造、品质为本的经营理念，凭借成熟的生产工艺、严格的质量管控体系，为客户提供高性价比的机械产品与定制化解决方案，成为区域内机械制造领域的优质供应商，赢得了市场与客户的双重认可。

二、项目背景

江苏美芝隆机械作为机械制造领域的深耕者，生产环节涉及各类钢材、标准件、精密配件等多品类物料采购，供应商覆盖原材料、加工件、外协服务等多个领域，采购管理成为企业生产运营的核心环节。随着企业业务规模的持续扩大，生产订单量稳步提升，对采购效率、物料交付及时性、成本管控的要求也不断提高，传统采购管理模式已难以适配企业数字化发展的节奏。

为解决采购管理中的各类痛点，实现采购全流程的数字化、精细化管控，江苏美芝隆机械经过多轮考察、对比与选型，最终选择鲸采云 SRM 采购管理系统，依托其全模块、高适配、强集成的产品能力，打造贴合机械制造行业特性的采购数字化解决方案，打通采购从寻源、执行到财务协同、库存管理的全流程链路，实现采购管理与生产运营、财务核算的深度融合，为企业高质量发展筑牢采购管理根基。

三、业务挑战

机械制造行业的采购具有物料品类多、供应商分散、寻源要求高、交付节奏紧的特点，江苏美芝隆机械在传统采购模式下，采购各环节依靠人工操作、线下沟通，随着企业规模扩大，各类管理痛点逐渐凸显，成为制约生产效率提升、成本优化的关键因素：

1. 供应商管理粗放，缺乏标准化体系：供应商信息分散在各业务人员手中，无统一的数字化档案，资质证书、合作历史、履约情况等信息难以实时追溯；供应商准入无标准化审核流程，风险评估、合规性检查依赖人工判断，缺乏量化考评体系；对供应商的履约表现无系统的评审机制，出现问题后整改跟踪不闭环，优质供应商筛选与维护效率低。
2. 采购寻源效率低，流程不透明：采购申请线下提报、人工审批，需求汇总不及时，易出现需求重复或遗漏；寻源方式单一，询比价、竞价、招投标等流程线下操作，报价信息人工统计、对比，耗时耗力且易出错，寻源过程缺乏可视化监控；需求拆分、中标结果确认等环节无标准化流程，数据无法实时同步，采购寻源效率难以匹配生产订单的交付需求。
3. 订单执行与协同脱节，交付把控难：采购订单线下下达，供应商发货、物流进度依靠人工沟通跟踪，订单执行状态无法实时掌握；物料到货验收、入库登记人工记录，数据录入滞后，易出现账实不符；与供应商的协同仅依靠电话、微信，对账、开票、付款等环节信息不对称，易产生纠纷，影响合作效率。
4. 财务协同流程繁琐，资金管控不精准：采购发票人工核对、登记，易出现发票与订单、入库单信息不一致的问题；付款计划线下制定，与采购执行、入库情况脱节，资金使用效率低；供应商对账、预付款核销、扣款等流程线下操作，数据无法实时共享，财务核算工作量大，资金管控缺乏精准的数据支撑。
5. 库存与采购联动弱，资源利用率低：库存信息线下统计，更新不及时，采购部门无法精准掌握物料库存水平，易出现库存积压或短缺；物料领用、调拨、盘点人工操作，数据追溯难，呆滞库存无法及时识别；采购与库存管理数据不通，无法实现按需采购，增加了企业的库存资金占用。
6. 数据分散无整合，决策缺乏支撑：采购、供应商、订单、财务、库存等数据分散在各个环节，无统一的数据分析平台；无法对采购成本、供应商绩效、订单交付率、库存周转率等核心指标进行实时统计与趋势分析；管理层难以基于精准数据做出采购策略调整、供应商优化、成本管控等科学决策，采购管理处于 “经验化” 阶段。

这些问题不仅增加了企业的采购管理成本、库存资金占用，还影响了物料交付的及时性与生产订单的履约效率，与企业实现数字化、精益化运营的发展目标不相适配。

四、解决方案

针对江苏美芝隆机械的采购管理痛点及机械制造行业的采购特性，鲸采云 SRM 为其量身打造了全流程采购数字化管理解决方案，覆盖招采管理、采购执行、合同管理、财务协同、采购商城、库存管理等全业务模块，结合开放平台、低代码搭建、多平台融合能力，实现采购从寻源到结算、从线上到线下、从企业内部到外部供应商的全链路数字化管控，同时打通与 ERP、MES 等系统的数据对接，消除信息孤岛，打造 “采购 - 生产 - 财务 - 库存” 一体化的数字化管理体系。

（一）供应商全生命周期标准化管理，筑牢采购供应链根基

搭建标准化、数字化的供应商管理体系，实现供应商从注册、准入到评审、整改的全生命周期管控，解决供应商管理粗放、考评无依据的问题：

1. 供应商注册与准入：支持协同/非协同供应商线上自主注册，填写基本信息、联系人信息、资质信息并上传相关证书，系统实现资质有效期自动提醒；建立标准化的供应商准入流程，通过合规性检查、风险评估、资质审核等多环节把控，确保合作供应商符合企业标准，准入进度实时跟踪。
2. 供应商档案与资质管理：为每个供应商建立专属数字化档案，统一存储基本信息、资质文件、合作历史、订单记录等全维度信息，支持一键查询与维护；对供应商资质进行系统化登记与管理，实现资质证书的在线上传、审核、过期提醒，确保资质合规有效。
3. 供应商评审与整改：根据供应商履约情况、供货及时率、产品质量等维度，预设个性化评审模板，实现对不同类型供应商的量化考评；对考评不合格的供应商，发起 8D 整改流程，全程跟踪整改进度与结果，形成 “评审 - 整改 - 复核” 的闭环管理，筛选并沉淀优质供应商资源。
4. 供应商数据看板：实时统计供应商数量、分布、状态、类型等指标，可视化展示供应商绩效、供货及时率、执行率等核心数据，为供应商优化与合作决策提供精准支撑。

（二）采购寻源全流程数字化，提升效率与透明度

打造询比价、竞价、招投标一体化的线上寻源体系，实现采购申请、需求汇总、寻源执行、结果确认的全流程数字化，解决寻源效率低、流程不透明的问题：

1. 采购需求规范化管理：支持采购申请线上提报、多级审批，审批通过后需求自动进入采购需求池，实现需求的集中汇总与统一管理；可根据供应商、品类、交货期等维度，自动拆分采购需求为多个独立采购订单，适配企业多品类、多批次的采购需求。
2. 多模式线上寻源：
   • 询比价：搭建线上询价大厅，采购人员发起询价申请后，供应商在线填写报价单，系统自动汇总报价信息，支持比价筛选、一键查看已报价/未报价状态，询价结果确认后可直接公示，实现寻源流程的标准化与透明化；
   • 竞价管理：支持定向发起竞价邀请，灵活配置反向拍卖、密封报价等模式，自定义竞价时长与降价规则，企业通过后台竞价大厅实时查看供应商报价，竞价完成后发起核价流程，确认最终合作价格；
   • 招投标：搭建线上招标大厅，实现邀标、报名、标书下载、投标文件提交的全流程电子化；支持在线开标、唱标，首轮开标后可启动二轮报价，系统自动生成评标单，依据预设评标规则完成评标，中标后在线发送中标通知书，实现招投标全流程的数字化管控。
3. 寻源数据可视化跟踪：通过采购需求看板、需求跟踪看板、寻源统计看板，实时展示采购需求状态、寻源进度、寻源方式、供应商表现等数据，实现寻源全流程的可视化监控，辅助采购策略优化。

（三）订单执行全链路协同，确保物料精准交付

搭建企业与供应商的线上协同平台，实现采购订单、发货、验收、入库的全流程数字化跟踪，解决订单执行脱节、交付把控难的问题：

1. 订单全生命周期管理：采购寻源完成后，可直接签订电子采购合同并归档，根据合同或采购需求快速下达采购订单，订单信息实时同步至供应商；通过合同订单看板、采购计划看板、订单执行看板，实时追踪订单执行状态、物流进度、交付节点，异常情况及时预警。
2. 供应商线上协同：采购订单审批通过后，系统自动通知供应商发货，供应商在线填写发货单、录入快递单号，采购人员可实时查询发货状态；物料到货后，采购人员在线完成验收、录入采购入库单，不合格物料可发起采购退货单，实现发货、验收、退货的全流程线上协同。
3. 物料价格动态监控：通过物料价格看板，实时追踪核心物料的价格波动、历史趋势及供应商报价，为采购定价、成本分析提供数据支撑，帮助企业把控采购成本。

（四）财务协同数字化闭环，实现资金精准管控

打通采购与财务的数据流，实现发票管理、对账、付款、核销的全流程数字化，解决财务协同繁琐、资金管控不精准的问题：

1. 发票与对账管理：实现采购发票的统一登记、校验与跟踪，确保发票信息与订单、入库单信息一致；支持供应商线上发起对账申请，双方在线核对收货记录，生成电子对账单，确认无误后作为付款依据，减少对账纠纷。
2. 付款与资金管理：根据采购执行与对账结果，线上制定付款计划，列明应付款项、金额与计划付款日期；支持预付款核销、供应商扣款等业务的线上操作，实时跟踪预付款与采购订单、入库信息的匹配与冲销过程；通过财务支出看板，集中展示已付/待付款项进度、分布及流向，实现资金使用的精准管控。
3. 印章电子化管理：对企业所有印章进行系统化登记与管理，需盖章的采购文件、合同可线上发起盖章申请，实现印章使用的规范化与可追溯。

（五）全维度数据分析与 BI 大屏，支撑科学决策

搭建统一的数据分析平台与 BI 数据大屏，实现采购全流程数据的集中整合、多维度分析与可视化展示，解决数据分散、决策无支撑的问题：

1. 多维度数据统计分析：覆盖采购全流程分析、供应商分析、需求分析、寻源分析、订单协同、财务协同、采购商品分析、采购价格分析等八大维度，实时统计采购各环节金额、数量、供应商绩效、采购成本、价格波动等核心指标。
2. 可视化 BI 大屏：将所有分析数据通过可视化图表、大屏展示，支持数据实时刷新、多维度筛选，管理层可直观掌握采购管理的整体情况，为采购策略调整、供应商优化、成本管控、库存优化等决策提供精准的数据支撑。

（六）系统集成与个性化配置，适配企业数字化需求

鲸采云 SRM 凭借强大的开放平台、低代码搭建与多平台融合能力，实现与企业现有系统的无缝对接，同时支持个性化配置，适配企业的业务特性与管理需求：

1. 多系统数据打通：实现与用友 ERP（好业财）的深度对接，同步供应商、物料等基础信息，从 ERP 获取采购申请单，向 ERP 推送采购订单、发票、付款单等数据，获取 ERP 付款结果与回单，实现采购与财务核算的一体化；支持与 MES 系统对接，MES 系统可调用 SRM 发货单接口，质检完成后返回质检结果，打通采购与生产的数据流。
2. 三大平台融合：支持与企微、飞书、钉钉的深度集成，实现组织架构及人员信息自动同步，员工可通过平台工作台单点登录 SRM 系统，系统消息、审批待办可直接推送至平台消息中心，表单可集成至平台工作台，实现办公与采购管理的一体化。
3. 开放平台与灵活自定义功能：提供标准 API 接口、数据推送、数据连接器等能力，支持与第三方系统灵活对接；支持预设表单自定义、业务应用拖拉拽、多维度数据分析报表配置，企业可根据自身需求快速调整个性化管理应用，满足业务持续迭代的需求。
4. 个性化与国际化配置：支持企业互联、专属登录页定制，为企业打造专属的采购管理平台；支持中英文双语一键切换，适配企业未来国际化发展需求。

五、项目总结

江苏美芝隆机械通过引入鲸采云 SRM 采购管理系统，实现了采购管理从传统人工模式向全流程数字化、精细化、智能化模式的全面转型，打通了 “供应商 - 采购 - 生产 - 财务 - 库存” 的全链路数据流，消除了信息孤岛，采购管理效率、成本管控能力、供应链协同水平大幅提升，为企业生产运营效率的提升与数字化转型的推进提供了坚实支撑。

1. 采购效率大幅提升：标准化寻源与线上协同使询比价周期缩短50%，订单处理效率提升45%；供应商协同门户实现订单实时同步，交付及时率提高至95%以上，有效保障生产物料供应。
2. 库存与资金周转显著优化：通过采购与库存数据联动、VMI预警及呆滞分析，库存周转率提升35%，库存资金占用降低20%；财务协同自动化使对账结算效率提升60%，资金支付准确率达100%。
3. 成本与合规双重强化：多模式寻源与价格趋势分析助力采购成本平均降低6%；采购全流程线上留痕、三单匹配与印章电子化管理，审计合规风险降低80%，内控水平显著增强。
4. 协同体验全面升级：与ERP、MES及企微/钉钉深度集成，实现数据同源、业务互通，跨部门沟通成本降低65%；供应商在线协同覆盖率达100%，合作满意度提升，供应链韧性持续增强。
5. 决策与管理迈向智能化：BI数据大屏与多维度报表为管理层提供实时、精准的决策依据，采购策略优化周期缩短40%，为企业精益运营与持续增长注入数字化动能。

此次合作，鲸采云 SRM 凭借贴合机械制造行业特性的全流程采购数字化解决方案，为江苏美芝隆机械打造了一站式的采购管理平台，不仅解决了企业当下的采购管理痛点，更适配了企业业务规模扩大、数字化转型的长期发展需求。未来，鲸采云将继续与江苏美芝隆机械深度合作，持续优化系统功能、深化数据价值挖掘，助力企业进一步提升采购管理的智能化、精益化水平，以采购数字化驱动生产效率与企业核心竞争力的持续提升，实现企业高质量发展。