一、客户简介

医米基科学技术发展有限公司坐落于长三角一体化示范区，深耕医疗健康领域，专注于为医疗行业提供高品质的技术支持、产品供应及相关配套服务。公司秉持 “精准、高效、合规” 的经营理念，凭借专业的技术实力和完善的服务体系，在医疗采购领域树立了良好的行业口碑，成为众多医疗机构信赖的合作伙伴。随着业务版图的持续拓展，医米基在采购管理方面的数字化需求日益迫切。

二、项目背景

作为医疗行业采购领域的重要参与者，医米基的采购业务涵盖医疗设备、耗材、技术服务等多个品类，合作供应商遍布全国，采购场景复杂多样，既有高价值医疗设备的招投标采购，也有常规耗材的询比价采购，还有紧急需求的快速寻源。随着公司业务规模的不断扩大和行业监管要求的日益严格，传统采购管理模式逐渐暴露出诸多短板，难以满足高效、合规、透明的管理需求。

为破解采购管理难题，医米基经过多轮调研对比，最终选择与鲸采云携手，引入鲸采云采购管理系统，依托其强大的功能覆盖、灵活的定制能力及开放的集成特性，打造一套全流程、数字化、智能化的采购管理解决方案，实现采购业务从需求发起、寻源比价、合同签订到订单执行、财务协同的全链路数字化管理，推动采购管理模式的革新升级。

三、业务挑战

1. 采购流程不规范，合规风险高：医疗采购涉及严格的行业监管和合规要求，但传统模式下缺乏统一的流程标准，招采、合同、付款等环节存在流程断点，审批流程不透明，资质审核、招标评标等关键环节缺乏有效的追溯机制，容易引发合规风险。
2. 供应商管理分散，协同效率低：合作供应商数量众多，涵盖设备厂商、耗材供应商、服务提供商等多种类型，传统管理模式下供应商信息分散在不同部门和人员手中，缺乏统一的供应商档案和资质管理体系，准入审核、履约评估、整改跟踪等工作难以高效开展，供应商协同沟通成本高。
3. 寻源方式单一，采购成本难控制：不同采购需求对应的寻源场景不同，但传统模式下寻源方式较为单一，难以根据采购品类、金额、紧急程度灵活选择询比价、竞价、招投标等合适的寻源方式，导致采购竞争不充分，难以实现成本最优，同时寻源过程数据不透明，缺乏有效的成本分析依据。
4. 数据孤岛严重，决策支撑不足：采购需求、供应商数据、寻源结果、合同执行、库存状态、财务付款等数据分散在各个独立系统或表格中，数据不通畅、不及时，缺乏统一的数据分析平台，无法实时掌握采购全流程进度、成本构成、供应商绩效等关键信息，难以支撑管理层科学决策。
5. 库存与采购协同脱节，资源浪费或短缺并存：库存管理与采购业务缺乏有效联动，无法实时同步库存余额、消耗速度等数据，导致采购计划制定缺乏精准依据，要么出现库存积压造成资源浪费，要么出现物资短缺影响业务开展，同时员工领用、库存调拨等环节缺乏数字化记录，管理效率低下。

四、解决方案

鲸采云针对医米基的业务特点和管理需求，打造了全方位的采购管理数字化解决方案，以鲸采云采购管理系统为核心，覆盖招采管理、供应商管理、采购管理、合同管理、订单执行、财务协同、库存管理等全业务场景，依托低代码平台和开放平台，实现个性化定制与系统集成，构建一体化采购管理生态。

（一）全流程规范化招采管理，筑牢合规防线

1. 多场景寻源覆盖：系统支持询比价、竞价、招投标等多种寻源方式，适配医米基不同品类的采购需求。对于高价值医疗设备，通过招投标模块实现邀标、招标公告发布、在线报名、标书下载、投标文件提交、开标评标、中标通知等全流程电子化管理，评标规则可自定义配置，开标过程在线解密公示，确保公平公正；对于常规耗材采购，通过询比价模块实现询价申请、供应商报价、比价筛选、结果确认公示的高效流转，提供标准化报价模板，提升流程规范性；对于需要控制成本的采购项目，通过竞价模块发起定向邀请，支持反向拍卖、密封报价等多种模式，自定义降价规则和竞价时长，激发供应商竞争活力。
2. 全流程追溯可控：从采购需求发起至合同归档，每个环节都设置标准化流程和审批节点，所有操作痕迹实时记录，形成完整的业务追溯链。资质审核、评标过程、合同签订等关键环节的文件和数据均在系统中留存，便于后续审计和监管查询，有效降低合规风险。

（二）一体化供应商管理，提升协同效率

1. 供应商全生命周期管理：搭建统一的供应商管理体系，支持供应商注册（含协同与非协同供应商），全面收集基本信息、联系人信息、资质文件等数据，建立标准化供应商档案。通过供应商准入模块，实现资质审核、合规性检查、风险评估等流程的线上化，确保合作供应商符合行业标准和公司要求；质量管理模块支持根据履约情况、服务质量等对供应商进行评审，发起 8D 整改流程并跟踪进度，可预设不同类型供应商的评审模板，实现供应商绩效的动态管理。
2. 供应商协同门户：为供应商提供专属登录入口，支持在线报名参与寻源、提交报价、查看订单、发起对账、提交发货单等操作，实现采购方与供应商的高效协同，减少沟通成本，提升响应速度。

（三）全链路采购协同，打通数据孤岛

1. 采购需求闭环管理：采购申请作为源头单据，审批通过后自动进入采购需求池，系统支持按供应商、品类、交货期等维度自动拆分需求，生成需求拆分单。通过采购需求看板、需求跟踪看板实时展示需求状态、寻源进度、所属部门等信息，确保需求全程可视可控。
2. 合同与订单联动：寻源完成后可直接在系统中签订采购合同，合同签订后自动归档，支持关联采购订单。订单执行过程中，通过合同订单看板、采购计划看板、订单执行看板实时追踪交付进度、物流状态、付款节点等关键信息，物料价格看板动态展示核心物料价格波动趋势，为采购决策提供数据支持。
3. 财务与业务深度协同：系统打通采购与财务的数据通道，财务支出看板集中展示已付与待付款项情况，支持制定付款计划、供应商对账、发票管理、付款申请、预付款核销等操作，实现采购业务与财务结算的无缝衔接，确保账款清晰准确。

（四）智能化库存管理，优化资源配置

1. 库存实时监控：库存管理模块支持入库单、领料出库单、销售出库单、其他出库单、库存盘点单、库存调拨单等业务的线上化处理，首页看板实时展示在仓商品信息、库存余额等数据，确保库存状态透明可视。
2. 领用与库存分析：员工可在线提交领用申请，系统记录领用明细和历史记录；通过库存统计看板、库存盘点统计、呆滞库存统计等多种分析报表，全面掌握库存出入库情况、盘盈盘亏数据、长期未动用的呆滞库存等信息，为采购计划制定和库存优化提供依据，避免资源浪费和短缺。

（五）数据驱动决策，可视化 BI 大屏

系统内置 BI 数据大屏，涵盖采购全流程分析、供应商分析、需求分析、寻源分析、订单协同、财务协同、采购商品分析、采购价格分析等多个维度，通过丰富的图表实时展示采购各环节金额、数量、供应商绩效、需求总量、寻源进度、价格波动等关键指标，支持多维度数据钻取，为管理层提供直观、全面的决策支持。

（六）灵活定制与开放集成，适配业务发展

1. 灵活自定义：依托鲸采云灵活自定义动能，提供预设表单设置、业务定制平台、数据分析平台等功能，通过拖拉拽操作即可快速生成符合医米基个性化需求的管理应用，支持表单数据字典配置、数据联动、自定义公式等，无需大量代码开发，即可满足业务流程的灵活调整需求。
2. 开放平台无缝集成：系统开放 API 接口、数据推送、数据连接器等功能，支持与医米基现有 ERP、财务系统、库存系统等第三方系统对接，实现数据互联互通，消除信息孤岛；插件市场提供标准插件，可快速对接各类外部系统，拓展系统功能边界。
3. 多语言与权限管控：支持中英文双语切换，适配国际化业务需求；系统管理模块可灵活设置组织架构，按功能及数据范围进行精细化权限分配，实现用户分级管理，确保数据安全。

（七）实施计划与保障

1. 需求分析与系统定制：对医米基现有采购管理流程、业务需求、系统现状进行全面调研评估，明确功能需求和集成需求，基于鲸采云采购管理系统进行个性化配置和流程定制，确保系统与业务流程无缝衔接。
2. 数据准备与迁移：协助医米基整理供应商信息、历史采购数据、库存数据、财务数据等，进行数据清洗、验证，确保数据准确性和完整性，完成数据向新系统的迁移，并进行数据验证和测试。
3. 系统培训与试运行：制定分层培训计划，对管理层、采购人员、财务人员、供应商等进行系统操作培训；选择部分业务场景进行试运行，收集反馈意见，及时优化调整系统功能和流程。
4. 全面上线与持续优化：在试运行稳定后，逐步推进系统全业务场景上线；建立常态化沟通机制和问题响应流程，持续监控系统运行情况，根据业务发展需求和行业变化，对系统进行迭代优化，确保解决方案的长效性。

五、项目总结

通过引入鲸采云采购管理系统，医米基成功实现了采购管理的数字化、规范化、智能化转型，取得了显著的管理成效：

1. 合规性大幅提升：建立了全流程标准化采购体系，关键环节可追溯、可审计，满足了医疗行业严格的合规监管要求，有效降低了合规风险。
2. 采购效率显著提高：通过线上化流程替代传统人工操作，实现了采购需求、寻源、合同、订单、财务等环节的高效协同，减少了流程断点和沟通成本，采购周期平均缩短 30% 以上。
3. 成本控制成效明显：多种寻源方式的灵活应用激发了供应商竞争活力，结合 BI 数据大屏的成本分析功能，实现了采购成本的精准管控，整体采购成本降低 15% 以上。
4. 供应商管理更高效：构建了统一的供应商管理体系，实现了供应商准入、评估、协同的全生命周期管理，供应商响应速度提升 40%，合作满意度显著提高。
5. 决策支撑更有力：打破了数据孤岛，实现了采购全流程数据的集中管理和可视化展示，为管理层提供了实时、准确的决策依据，推动采购管理从 “经验驱动” 向 “数据驱动” 转变。

未来，鲸采云将继续依托自身技术优势和行业经验，与医米基保持深度合作，持续优化采购管理解决方案，助力医米基在医疗采购领域实现更高质量的发展，为长三角一体化示范区医疗行业的数字化转型树立标杆。