一、客户简介

择珂文化科技发展有限公司，是一家深耕文化科技领域的创新型企业，业务涵盖文化 IP 开发、数字内容制作、科技文创产品研发等多个板块。凭借前沿的技术理念与优质的内容创作能力，择珂文化在行业内快速崛起，合作供应商遍布文创、科技、生产等多个领域。随着业务规模的持续扩张，采购品类日益繁杂，对采购流程的规范化、供应商管理的高效化、寻源招标的透明化提出了更高要求。

二、项目背景

在文化科技行业多元化的采购场景下，择珂文化此前面临着诸多管理痛点：供应商准入缺乏标准化流程，资质审核依赖人工，档案管理分散；采购需求提报碎片化，预算管控与流程追溯困难；寻源、招标、竞价等采购模式缺乏统一数字化平台，过程不透明，成本管控效果不佳；跨部门协同与系统数据割裂，采购全流程可视化程度低，决策缺乏数据支撑。

为破解管理瓶颈，实现采购业务的数字化升级与阳光化管理，择珂文化经过多轮调研对比，最终选择鲸采云 SRM 采购管理系统。双方携手打造覆盖供应商管理、采购管理、寻源招标、合同执行等全流程的一体化平台，深度集成飞书与 BC 系统，构建 “公开、公平、公正、透明” 的采购生态，助力企业降本增效与高质量发展。

三、业务挑战

1. 供应商管理缺乏体系：供应商准入流程繁琐，资质审核与档案管理分散，资质到期无提醒，合规风险高；供应商分类不清晰，绩效考评缺乏标准化模板，优胜劣汰机制不健全。
2. 采购需求与执行脱节：采购需求提报入口不统一，需求池分散，重复采购与预算超支问题突出；采购全流程缺乏可视化监控，进度追踪困难，跨部门协同效率低。
3. 寻源招标流程不透明：寻源、招标、竞价等采购模式缺乏数字化支撑，过程记录不完整，议价无据可依；招标环节多、流程复杂，人工操作效率低，易出现信息不对称。
4. 系统协同与数据割裂：与飞书、BC 系统数据无法自动同步，组织架构、采购订单、供应商主数据等需人工维护，易出现数据差错；缺乏多维度数据分析工具，决策支撑不足。
5. 合同与执行管控薄弱：合同管理流程不规范，归档分散，追溯困难；采购订单执行、对账、发票管理缺乏闭环，付款申请与业务衔接不畅。

四、解决方案

鲸采云针对择珂文化的核心痛点，结合文化科技行业采购多元化、个性化的特点，打造了 “全流程覆盖 + 标准化管控 + 多系统集成” 的 SRM 采购管理解决方案，涵盖供应商管理、采购管理、寻源招标、合同执行等核心模块，实现采购业务的数字化、透明化、高效化。

（一）供应商全生命周期规范化管理

1. 标准化准入与档案：供应商通过在线平台填写企业基本资料、资质文件、供货产品等信息，内部审核通过后自动完成准入并生成档案，建立合格供应商库；集中管理供应商档案与 360° 视图，统一维护联系人信息，避免协作断档；资质文件（营业执照、ISO 认证等）统一管理，到期自动提醒，按品类设定资质门槛，严控准入风险。



2. 精细化分类与考评：支持供应商按类型、维度、标签进行分类管理，不同分类适配差异化准入标准与考核规则；搭建多维度考评模板，可按质量、交期、价格、服务等维度设定考核标准，自动生成考评分数与等级，数据驱动供应商优胜劣汰；供应商看板可视化呈现核心数据与指标，为决策提供依据。
3. 供需精准对接：维护供应商可供货产品清单，明确明细、规格与价格，可直接关联采购需求，快速筛选匹配供应商，缩短寻源周期。

（二）采购管理全流程高效化

1. 需求提报与管控：规范采购需求提报统一入口，审批流程留痕，有效管控随意采购与预算超支；建立集中采购需求池，动态管理所有需求，避免重复遗漏，统筹优化采购计划，实现资源高效配置。



2. 全流程可视化监控：采购管理看板整合采购全流程数据与指标，通过多样式图表直观呈现进度与状态，支持实时追踪，提升跨部门协同效率。
3. 合同与执行闭环：规范化管理采购合同，支持在线审批与电子签章，合同归档集中化，追溯便捷；采购订单与 BC 系统定时同步，实时更新订单信息；供应商对账、发票管理、付款申请线上化，确保三单匹配一致，避免多付漏付。

（三）寻源招标数字化透明化

1. 多模式寻源适配：支持询价、招标、竞价等多种采购模式。询价流程标准化，通过询价大厅实现供应商在线报价与比价；竞价模式可定向邀请供应商参与，实时展示报价与排名，驱动多轮动态降价，平均降低采购成本 8%-25%；招标流程覆盖邀标、答疑、报名、投标、开标、评标、定标全环节，支持分标段招标与二轮报价，满足复杂采购需求。



2. 招标过程阳光透明：招标大厅集中展示所有招标项目，供应商可在线查看、报名与投标，进度实时更新；答疑环节集中解答供应商疑问，避免信息碎片化；开标过程在线化，自动公示供应商报价与资质核心数据，全程留痕；评标环节按预设规则与权重自动计算得分，替代主观判断，确保公平公正。
3. 关键节点智能化：支持保证金自动退回，根据中标结果或流标状态触发退保流程；中标通知书自动生成并通过邮件、短信等方式即时通知供应商，同步至合同模块，快速启动履约。

（四）多系统深度集成，数据自动同步

1. 飞书集成：自动同步飞书组织架构、员工及职位数据，无需手动维护；SRM 系统中的审批待办实时推送至飞书，员工可通过飞书直接审批，审批状态自动回传，提升协同效率。



2. BC 系统集成：定时同步 BC 系统的采购订单，实时更新订单信息；供应商主数据与物料档案期初手工导入，后续通过采购订单同步更新编码信息，确保数据一致性。

（五）数据分析与个性化配置

1. 多维度数据分析：搭建供应商数据分析与采购订单数据分析仪表盘，通过多指标、多维度展示供应商合作情况与采购业务总览，为管理决策提供数据支撑。
2. 个性化表单与视图：自定义搭建质检计划表、质检结果表等业务表单，可更新至采购订单；支持视图拖拽式设计，按角色与场景配置字段显隐与布局，实现千人千面的操作体验。

五、项目总结

择珂文化通过引入鲸采云 SRM 采购管理系统，成功实现了采购全流程的数字化升级与阳光化管理，破解了传统管理的诸多痛点，取得了显著成效：

1. 采购效率大幅提升：供应商准入周期缩短 60%，采购需求提报与审批效率提升 50%；寻源招标流程数字化，平均缩短采购周期 40%，跨部门协同成本降低 30%。
2. 成本管控成效显著：通过竞价与二轮报价机制，采购成本平均降低 8%-25%；需求池统筹与预算管控，有效避免重复采购，资源利用率提升 35%。
3. 管理透明度全面提升：寻源、招标、竞价全过程在线留痕，公开公平公正，合规风险降至最低；采购全流程可视化，管理层可实时监控进度，决策更精准。
4. 供应商管理更规范：合格供应商库快速建立，资质到期自动提醒，绩效考评标准化，供应商合作满意度提升 40%，供应链稳定性增强。
5. 系统协同更顺畅：与飞书、BC 系统深度集成，数据自动同步，减少 80% 以上的人工录入工作，数据差错率趋近于零。

鲸采云SRM凭借全场景功能覆盖、强大的标准化管控能力与多系统集成实力，成功助力择珂文化打造文化科技行业采购数字化标杆。未来，鲸采云将持续跟进企业业务发展需求，优化系统功能，为择珂文化的持续创新与高质量发展提供坚实的采购管理支撑。