一、客户简介

中投合盛（海南）园区管理有限公司，作为中投合盛园区旗下核心企业，专注于园区综合运营服务，业务覆盖商业综合体管理、集贸市场运营、供应链管理、政府采购代理等多元领域，同时涉足农产品、建筑材料、金属材料等多品类物资贸易。公司立足海南自贸港政策优势，服务于园区内众多企业与商户，采购场景复杂多样，对采购流程的合规性、高效性、协同性提出了极高要求。

二、项目背景

在园区运营与贸易业务的双重驱动下，中投合盛的采购管理面临着诸多行业典型挑战：

• 采购品类覆盖广，从园区运维所需的建筑材料、办公用品，到贸易业务涉及的农产品、金属矿石等，品类繁杂导致需求管理混乱；
• 供应商数量多且类型分散，缺乏统一的准入标准与绩效评估体系，合规风险管控难度大；
• 采购流程涉及招标、询价、竞价等多种模式，传统线下操作效率低下，难以满足园区运营的快速响应需求；
• 财务与采购数据割裂，对账、付款流程繁琐，数据一致性难以保障；缺乏可视化数据分析工具，采购成本、供应商表现等核心指标无法实时掌握，影响管理层决策。

为破解管理困境，中投合盛明确了采购数字化转型目标：搭建一套覆盖全品类、全流程、全协同的采购管理平台，实现从需求申请、寻源招标、合同执行到财务付款的全链路数字化管控；通过标准化流程、智能协同与数据分析，提升采购效率、降低运营成本、强化合规管控，适配园区运营与贸易业务的双重需求。经过多轮调研对比，中投合盛最终选择鲸采云采购管理系统，携手打造园区行业采购数字化解决方案。

三、业务挑战

1. 采购品类与需求复杂：覆盖建筑材料、农产品、金属材料、办公用品等多品类采购，需求来源分散（园区运维、贸易业务、商户服务等），缺乏统一的需求池管理，需求跟踪难度大。
2. 供应商管理不规范：供应商类型多样（生产厂家、贸易商、服务商等），准入缺乏标准化审核流程；资质文件分散管理，有效期难以跟踪；绩效评估依赖人工经验，缺乏数据支撑。
3. 寻源模式适配不足：涉及政府采购、园区运维采购、贸易采购等多种场景，需适配招标、询价、竞价等不同寻源模式，传统流程无法灵活切换，操作繁琐。
4. 协同与财务衔接不畅：采购、库存、财务系统数据孤岛严重，订单执行、入库、对账、付款等环节需人工传递数据，效率低下且易出错；园区商户与供应商协同缺乏线上渠道，沟通成本高。
5. 数据可视化与决策支撑不足：采购成本、需求进度、供应商表现等核心数据分散，缺乏统一的分析平台，管理层难以实时掌握采购动态，决策精准度低。

四、解决方案

鲸采云针对中投合盛的核心痛点，结合园区运营与贸易业务的双重特性，打造了 “全品类覆盖 + 全流程闭环 + 全角色协同” 的采购管理解决方案，覆盖招采管理、供应商管理、合同执行、财务协同、库存管理等核心模块，实现采购管理的数字化、标准化、智能化升级。

（一）全品类需求与寻源管理

1. 需求集中管控：搭建统一的采购需求池，整合园区运维、贸易业务等各类需求，通过采购需求看板与需求跟踪看板，实时展示需求状态、寻源进度及关联信息，支持按部门、品类等多维度筛选，需求管理一目了然。
2. 多模式寻源适配：
   • 招标管理：针对高价值、合规要求高的采购项目（如园区大型设施采购），通过招标大厅实现全流程电子化招投标，支持在线报名、下载标书、提交投标文件、开标评标等操作，评标规则模板化配置，大幅提升招标效率。

   

   • 询比价管理：针对常规采购品类，提供标准化询价流程，通过询价大厅集中展示供应商报价，支持比价筛选与结果公示，报价模板统一规范，确保信息准确高效。
   • 竞价管理：针对价格敏感型品类（如农产品、金属材料），支持反向拍卖、密封报价等灵活竞价模式，自定义竞价时长与降价规则，推动供应商竞争性报价，降低采购成本。

   

（二）供应商全生命周期规范化管理

1. 标准化准入与资质管理：搭建统一的供应商注册与准入流程，供应商可在线提交基本信息、联系人信息及资质文件，系统支持资质有效期跟踪与到期提醒；通过供应商准入模块，实现资质审核、合规性检查与风险评估，确保合作供应商符合标准。
2. 全维度绩效评估：建立供应商质量管理体系，根据履约及时率、供货质量、服务响应等核心指标，自定义考评模板，自动生成供应商绩效评分；供应商看板实时展示供应商分布、状态统计、绩效排名等数据，为供应商优化与淘汰提供数据支撑。
3. 高效协同对接：搭建供应商协同门户，支持供应商在线接单、发货、对账、提交发票，园区运维需求与商户服务需求可直接通过系统推送至对应供应商，打破沟通壁垒，提升协同效率。

（三）合同与订单执行闭环管控

1. 合同全流程管理：寻源完成后可直接发起合同签订流程，支持合同分类管理与归档整理，印章使用需发起盖章申请，全程留痕，确保合规；合同订单看板集中追踪合同执行状态、交付进度及付款节点，异常情况实时预警。
2. 订单与库存联动：采购订单可根据寻源结果或合同直接生成，自动同步至供应商门户；供应商发货后，系统自动生成待收货任务，入库时通过采购入库单记录物料数量、批次及质量信息，自动更新库存数据；支持库存调拨与退货管理，确保库存精准可控。

（四）财务协同与数据可视化

1. 业财一体化衔接：打通采购与财务系统数据链路，供应商对账后可直接发起付款申请，系统支持发票管理、预付款核销、供应商扣款等全流程财务操作；财务支出看板集中展示已付与待付款项进度，付款计划明确阶段内付款安排，确保资金合理规划。
2. 多维度数据分析：搭建 BI 数据大屏，覆盖采购全流程分析、供应商分析、需求分析、价格分析等核心维度；实时展示不同品类采购占比、寻源方式分布、价格波动趋势等数据，通过可视化图表为管理层提供精准决策支持，助力采购成本优化。

（五）灵活扩展与合规适配

1. 系统集成与扩展：支持与企业微信、钉钉、飞书等办公系统集成，自动同步组织架构与人员信息；开放 API 接口与数据连接器，可对接园区现有运维系统、财务系统，打破数据孤岛；专属登录页配置满足企业个性化品牌需求。
2. 合规与多场景适配：支持政府采购代理服务的合规流程要求，招标、竞价等流程全程留痕，可追溯可审计；多语言切换功能适配海南自贸港的国际化业务需求，满足不同场景下的操作需求。

五、项目总结

中投合盛（海南）通过引入鲸采云采购管理系统，成功实现了采购全链路的数字化、标准化与智能化转型，破解了传统管理的诸多痛点，取得了显著成效：

1. 采购效率大幅提升：全流程线上化操作使寻源周期缩短 40%，招标流程效率提升 50%；供应商协同门户减少 80% 的线下沟通成本，订单响应速度提升 60%，满足园区运营的快速响应需求。
2. 合规与风险管控强化：供应商准入标准化、采购流程留痕化、资质管理自动化，合规风险降低 35%；通过竞价与比价功能，采购成本平均降低 8%-15%，贸易业务盈利能力显著提升。
3. 管理透明度全面提升：BI 数据大屏实现采购数据实时可视化，管理层可随时掌握需求进度、供应商表现、财务支出等核心指标，决策精准度大幅提升；采购全流程数据可追溯，满足内部管控与外部审计要求。
4. 协同体验持续优化：采购、库存、财务系统数据无缝衔接，对账付款效率提升 70%；供应商与园区商户的协同体验显著改善，满意度提升 40%，助力园区综合服务能力升级。

鲸采云凭借全场景功能覆盖、园区行业特性适配与强大的协同能力，成功助力中投合盛打造园区运营采购数字化标杆。未来，鲸采云将持续跟进企业业务发展需求，优化系统功能与服务，为中投合盛在海南自贸港的业务扩张提供坚实的采购管理支撑。