一、客户简介

美宜佳控股有限公司源自东莞市糖酒集团，是国内头部特许加盟连锁便利店企业，以便利店特许加盟为主营，业务覆盖零售、供应链、数字化等延伸板块。门店网络布局全国二十余省、两百多座城市，保持稳定拓店节奏。经营范围涵盖企业总部管理；日用品零售、批发；食品经营；供应链管理；品牌管理；信息技术咨询服务等业务，依托数字化系统支撑全国门店、资产、供应链管理运营。

随着集团业务持续扩张，传统线下登记 + Excel 台账的管理模式，难以支撑供应商准入考评、多品类采购管理、设备运维预警、低值物资领用管控、财务资产数据同步等多样化业务诉求。经过多轮选型对比，美宜佳控股有限公司选用鲸采云 SRM 采购管理系统，依托标准模块 + 表单搭建 + 定制化配置，搭建供应商全生命周期管理、多类型采购、设施设备维保、低值物资额度管控、资产变动明细输出一体化平台，实现集团间接采购业务规范化、数字化升级。

二、项目背景

美宜佳总部采购需求分散，行政、设备、工程类采购业务并行。此前供应商注册、资质归档、绩效评估多为线下处理；各部门采购申请依靠邮件、纸质表单提交，采购寻源进度不透明。

设施设备与车辆维保依靠人工台账记录，保养到期依靠行政人员人工跟进，容易出现保养遗漏，维保记录零散，难以形成完整设备履历档案。

工衣、文具作为总部高频领用低值物资，缺乏线上额度管控能力；工衣实行周期限量领用、文具按部门预算管控，线下人工统计额度工作量大，易发生超额申领。

财务资产模块每月需要资产组织、存放地点、管理部门等变更数据，用于更新财务系统资产卡片，以往依靠人工整理明细表，效率偏低且容易产生数据差错。

为解决上述管理痛点，美宜佳引入鲸采云 SRM，依托系统标准能力，搭配表单配置与定制化开发，打通供应商管理、多场景采购、设施设备维保、低值物资领用、财务数据输出全业务线上闭环。

三、业务挑战

1. 供应商管理缺乏线上闭环，档案与评估线下开展：
   缺少供应商线上自助注册入口，资质资料分散存档，无资质到期预警机制；供应商档案无法集中呈现历史报价、资质、供货品类与合作状态；产品质量、交付时效等维度的供应商绩效评估依靠线下表格打分。
2. 多品类采购申请未分类管理，寻源进度不透明：
   行政、设备、工程采购共用提报入口，行政与设备采购无法关联物品档案，工程采购预算、需求信息线下填报；采购需求分散在各部门，缺少统一需求池，采购员跟进进度无法可视化；询比价缺少系统支撑，供应商协同询价大厅能力缺失。
3. 设施设备维保依赖人工提醒，履历管理不完善：
   设备保养到期依靠人工翻阅台账，易出现逾期；保养申请、保养登记无标准化线上流程；车辆维修信息缺少统一登记入口；维保完成后记录无法自动回写设备台账，难以沉淀完整运维履历。
4. 低值物资缺少线上额度管控能力：
   工衣设置周期限量领用规则、文具按部门核算月度预算，线下模式只能人工统计剩余额度，无法在申领提交环节自动校验拦截超额申请。
5. 资产变动数据手工整理，易出现错误：
   每月资产组织、存放地点、责任部门发生变更，需要整理明细同步财务系统。人工整理字段繁多，耗时较长，存在漏填、错填风险。

以上问题带来采购合规管控压力、设备运维不到位、低值物资管控难、财务对账工作量大等问题，制约集团精细化运营落地。

四、解决方案

美宜佳落地鲸采云 SRM 采购管理系统，结合系统标准功能、表单搭建与定制配置，搭建供应商全生命周期管理、多类型采购、设备维保、低值物资额度管控、资产月度变动明细输出能力，打通集团间接采购全链路。

（一）供应商全生命周期数字化管理（标准功能）

1. 供应商注册：供应商可通过专属链接自助线上注册，填报企业信息、供货品类、资质材料，采购管理人员在线完成注册审核。
2. 供应商资质管理：统一存储供应商全部资质资料，系统自动推送资质到期预警，规避超期合作风险。
3. 供应商档案：供应商主页集中展示基础信息、历史报价记录、资质文件、供货品类、合作状态。
4. 供应商绩效考评：从交付时效、产品质量、售后退换等多维度设置指标进行打分，形成绩效档案，作为后续寻源选商依据。

（二）采购申请分类管理，搭建采购需求池与询比价协同（标准功能）

1. 采购申请分类：采购申请分为行政类采购、设备类采购、工程类采购三类：行政类、设备类采购提交申请时，可直接关联系统物品档案；工程类采购支持填报项目预算、业务需求等专项信息。
2. 采购需求池：各部门提交的采购申请统一归集至采购需求池，可查看每条需求对应的负责采购员、当前寻源进度，采购过程全程可视可追溯。
3. 询比价协同：询价申请：行政类采购可基于物品档案直接发起询价；询价结果确认：采购人员在系统内对比多家供应商报价与历史价格，择优确定合作供应商；询价大厅：外部供应商登录后，可查看在途及已完结询价项目，提升供需协同效率。

（三）行政设施设备维保流程，表单搭建实现保养、维修全流程管理

依托表单搭建扩展设施设备台账，新增下次保养时间字段：

1. 保养申请：保养到期前置周期自动推送提醒，通知责任人提交保养申请，表单填写保养预算、保养数量；保养执行前再次发送提醒，督促维保落地。
2. 保养登记：保养完成后关联原有保养申请单，填写实际维保费用、更新下次保养时间；登记完成自动更新单据状态为“已完成”，设备台账留存完整保养履历。
3. 维修登记：搭建独立表单登记车辆维修信息，维修记录归档至设备台账。

（四）工衣、文具额度管控（产品配置开发）

1. 工衣额度：设置员工工衣周期限量领用规则；选择领用人，系统自动展示个人剩余可领额度，超出额度则无法提交申领。
2. 文具部门额度：系统按预设规则自动核算部门月度可用额度，提交领用申请时校验部门剩余额度，实现额度管控。

（五）每月资产变动信息明细表输出（产品配置开发）

系统支持导出资产月度变动信息明细表，用于财务系统批量更新资产信息。明细表包含字段：固定资产编码、固定资产名称、固定资产购入时间、固定资产原值、固定资产原值变动值、存放地点、存放地点变动、管理部门、管理部门变动。美宜佳每月导出该明细，用于财务端资产信息批量更新，减少人工整理，降低录入差错。

五、实施方案及计划

鲸采云实施团队结合美宜佳多部门、多业务场景特点，分阶段落地项目。

1. 需求调研与蓝图设计阶段：对接采购部、行政部、设备运维部门、财务部门，梳理供应商准入考评规则、三类采购业务流程、设备维保预警逻辑、低值物资额度计算规则、资产变动明细表字段，输出项目实施方案，区分标准功能、表单配置、定制开发范围。
2. 系统初始化、配置与开发阶段：完成系统基础初始化：组织架构、物品档案、供应商分类、审批流程配置；启用供应商注册、资质、档案、绩效、采购申请、需求池、询比价、询价大厅等标准模块；搭建保养申请、保养登记、维修登记业务表单；完成工衣文具额度、资产变动明细表的配置开发，开展单元测试。
3. 联调测试阶段：覆盖供应商注册审核、三类采购全流程、设备保养多轮提醒、维保履历回写、工衣 & 文具额度校验、资产变动明细表导出等全部业务场景，模拟真实业务流转，校验业务逻辑与字段准确性，修复问题。
4. 试点试运行与 UAT 用户验收测试：选取代表性业务部门试点上线，采购、行政、运维、财务共同参与 UAT 验收；编制操作手册，面向管理员与员工开展分层培训。
5. 全集团推广上线、持续运维迭代：试点稳定后向集团各部门推广上线；上线后持续提供运维支持，按需调整表单、业务规则，适配业务发展变化。

六、项目总结

美宜佳采购场景多元，涵盖供应商全周期管理、多品类寻源采购，同时叠加设施设备维保、低值物资额度管控、资产变动明细输出等场景，单纯通用 SRM 标准模块无法完全满足业务需求。

项目采用鲸采云 SRM“标准功能 + 表单搭建 + 定制配置”的落地模式，实现供应商自助注册、资质到期预警、绩效考评的全生命周期管理；区分行政、设备、工程三类采购，依托采购需求池、询比价、询价大厅，实现集团间接采购透明化、合规化管理。

运维板块实现设备保养到期自动提醒，保养维修记录自动沉淀至设备台账；工衣、文具实现线上额度校验，管控超额申领；资产月度变动明细直接导出交付财务，替代手工整理，减少财务工作量。

项目落地后，集团间接采购、设施维保、低值物资领用、财务数据同步形成完整线上业务闭环，降低采购合规风险，减少手工台账工作量，为大型连锁零售集团间接采购数字化打造可落地实践范本。